Stressfrei durch den Alltag

Zeit sparen: die besten Tipps

So viel zu tun und so wenig Zeit – an solchen Tagen ist der Stresspegel hoch. Auf Dauer kann diese Belastung nicht nur unzufrieden, sondern auch krank machen. Es gibt jedoch ein paar einfache Tricks, mit denen sich die verfügbaren Stunden effizient nutzen lassen. Wir geben Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Job und Homeoffice.

Manchmal kommt man vor lauter To-dos nicht zum Arbeiten: Ein Meeting folgt auf das andere, Telefonate ziehen sich in die Länge, und es wartet noch ein Schwung E-Mails, der beantwortet werden will. Für die eigentlich wichtige Aufgabe bleibt keine Zeit. Überstunden und Nachtschichten müssen dennoch nicht sein, denn Sie können Ihre verfügbare Zeit mit einfachen Tricks viel effizienter nutzen und die eine oder andere Stunde sparen.

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5 Methoden für besseres Zeitmanagement

1. Die Not-to-do-Liste

Um schließlich Stress, Frust oder gar Burn-out zu vermeiden, ist es wichtig, die innere Unruhe zusätzlich mit kleinen Auszeiten auszugleichen. So können Yoga, Tai-Chi oder Meditationen helfen, nach Feierabend Abstand vom Alltag zu nehmen. Auch ein Abendessen mit Freunden oder ein gutes Buch eignen sich dafür.

2. Eat the frog

Diese Methode geht auf Mark Twain zurück, der gesagt haben soll: „Verspeisen Sie einen lebendigen Frosch am Morgen, und Ihnen wird den Rest des Tages nichts Unangenehmeres passieren.“ Will sagen: Wer Lästiges zuerst erledigt, kann gelassen in den Tag gehen. Es wird nichts länger aufgeschoben, und man beginnt die Arbeit mit einem Erfolgserlebnis.

3. Die Salami-Taktik

Wer seine Aufgaben am liebsten scheibchenweise erledigt, ist mit der Salami-Taktik gut beraten. Dabei wird die Arbeit in kleine Portionen aufgeteilt, die Punkt für Punkt abgehakt werden. Diese Methode eignet sich besonders für umfangreiche Projekte und lässt Raum für Pausen.

4. Die Pomodoro-Technik

Klar definierte Zeitfenster helfen bei dieser Methode, produktiver zu arbeiten. Dabei wird eine Eieruhr oder der Timer des Smartphones auf 25 Minuten eingestellt. In dieser Zeit widmet man sich ganz ohne Ablenkung der anstehenden Aufgabe. Darauf folgt eine Pause von fünf Minuten. Da das Zeitfenster begrenzt ist, fällt es uns leichter, den Anfang zu machen und konzentriert bei der Sache zu bleiben.

Je nach Art der Aufgabe oder der Dringlichkeit lassen sich die Zeitfenster variieren. Zum Beispiel 90 Minuten Arbeit, gefolgt von 20 Minuten Pause. Wichtig ist nur, mögliche Ablenkungen zu vermeiden. Am besten also das Telefon stumm schalten und das E-Mail-Programm schließen.

5. Die ALPEN-Methode

Diese Strategie hilft dabei, den anstehenden Tag zu planen. Die Buchstaben stehen jeweils für einen Schritt:

A für Aufgaben: Erstellen Sie eine Liste mit To-dos und Terminen für den Tag.

L für Länge: Schätzen Sie den Zeitaufwand der jeweiligen Tätigkeiten ein.

P für Puffer: Halten Sie etwa 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit für unerwartete Aufgaben und Pausen frei.

E für Entscheidung: Wählen Sie ein bis zwei Aufgaben, die Sie auf jeden Fall erledigen möchten. Der Rest wird auf das Wesentliche gekürzt oder delegiert.

N für Nachkontrolle: Ziehen Sie abends Bilanz. Haben Sie Ihr Pensum erfüllt?

Auf diese Weise können Sie Ihr Zeitmanagement weiter optimieren.

3 Tipps, die Zeit bei der Arbeit sparen

1. Stehen geblieben:

Wer im Stehen telefoniert, kommt schneller auf den Punkt. Das überträgt sich sogar auf den Gesprächspartner. Kleine Meetings bleiben ebenfalls kurz, wenn man sie im Stehen abhält.

2. Verabreden Sie sich – mit sich selbst.

Tragen Sie wichtige Aufgaben in den Kalender ein, um sie nicht zu vergessen oder aufzuschieben. Auf diese Weise sehen Sie auch leichter, ob Sie tatsächlich Zeit für einen Termin mit Kollegen oder Kunden haben. Auch Pausen oder Sporteinheiten sollten Platz im Kalender finden – damit man sie auch wirklich einhält.

3. Häufen Sie E-Mails an.

Denn selten müssen diese sofort beantwortet werden. Nehmen Sie sich lieber jeweils eine Stunde am Vormittag und eine am Nachmittag Zeit, um die elektronische Post in einem Schwung abzuarbeiten. Dadurch verringern Sie tagsüber die Ablenkung.

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1. Die Not-to-do-Liste

2. Eat the frog

3. Die Salami-Taktik

4. Die Pomodoro-Technik

5. Die ALPEN-Methode

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1. Stehen geblieben:

2. Verabreden Sie sich – mit sich selbst.

3. Häufen Sie E-Mails an.

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