Regelungen im Einzelnen
Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden
Annahme von persönlichen Vorteilen
Verhalten bei Bearbeitung von Vertrags- und Leistungsfällen
Gewährung von persönlichen Vorteilen
Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden
Zwischen Privatinteressen und Interessen des Unternehmens ist strikt zu trennen. Eine
Beeinflussung unternehmerischer Entscheidungen durch private Interessen wird nicht toleriert. Schon
der Anschein einer Beeinflussung ist zu vermeiden. Aufträge werden ausschließlich unter Beachtung
objektiver Auswahlkriterien erteilt. Dies gilt besonders, wenn führende Personen im Unternehmen des
potenziellen Auftragnehmers (z. B. Geschäftsführer) mit dem Entscheider in unserem Hause verwandt,
verheiratet oder verschwägert sind. Sollten Interessenkonflikte im Zusammenhang mit der
Auftragsvergabe entstehen, ist der Vorgesetzte zu informieren. Wichtig ist dabei die Herstellung
von Transparenz. Deshalb sind die Entscheidungsprozesse nachvollziehbar zu dokumentieren.
Hierunter fällt nicht die Akquise von Versicherungsverträgen durch Mitarbeiter.
Annahme von persönlichen Vorteilen
Mitarbeiter dürfen im Umgang mit Geschäftspartnern oder Amtsträgern persönliche Vorteile (z.
B. Geschenke, Einladungen) nicht annehmen, wenn sie über ein sozialadäquates Maß hinausgehen und
geeignet sind, die Objektivität im Geschäftsverhältnis zu beeinträchtigen. Auf keinen Fall darf
eine Vorteilsnahme gefordert bzw. angeregt oder dessen Zusendung an eine betriebsfremde Adresse
verlangt werden. Dabei ist unerheblich, ob der persönliche Vorteil dem Mitarbeiter unmittelbar oder
mittelbar, z. B. über einen Angehörigen oder eine Einrichtung, zugute kommt.
Honorare und Kostenerstattungen für Redebeiträge, Veröffentlichungen oder vergleichbare
Leistungen dürfen einen angemessenen Umfang nicht übersteigen.
Jeder Mitarbeiter informiert seinen Vorgesetzten, wenn er persönliche Vorteile erhält oder
sie ihm angeboten werden. Abweichungen von den nachfolgenden Regelungen sowie die Teilnahme an
Unterhaltungsveranstaltungen oder die Kostenübernahme für private Begleitpersonen sind nach den
Grundsätzen von Führung und Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten abzustimmen, von diesem zu
begründen und zu dokumentieren.
Zahlungen
Das Fordern oder Annehmen von Zahlungen und Zahlungsersatz (z. B. marktunübliche Gutscheine
und Rabatte) ist generell untersagt.
Sonstige Zuwendungen
Sonstige Zuwendungen können angenommen werden, wenn es sich hierbei um Anstands- und
Höflichkeitsgeschenke sowie Einladungen von geringem Wert handelt, bei denen eine Beeinflussung der
geschäftlichen Entscheidung von vornherein ausgeschlossen ist.
Gutschriften, die auf Grund betrieblich bedingter Tätigkeit dem Mitarbeiter zufließen (z. B.
Rabatte, Boni, etc.) sind im Interesse des Unternehmens einzusetzen.
Sonstige Zuwendungen können der persönlichen Einkommensteuer und ggf. der
Sozialversicherungspflicht unterliegen und müssen entsprechend den einschlägigen Bestimmungen und
gesetzlichen Meldepflichten versteuert bzw. beim Arbeitgeber gemeldet werden.
Geschenke
Für Anstands- und Höflichkeitsgeschenke gilt die steuerliche Wertgrenze (derzeit 35 Euro pro
Geber im Jahr) als Orientierungsgröße.
Wertvollere Geschenke dürfen angenommen werden, wenn sie in einer öffentlichen Veranstaltung
oder zu einem besonderen Anlass (z. B. Jubiläum) überreicht oder auf Wunsch des Empfängers direkt
an eine soziale Institution geleitet oder für soziale Zwecke verwendet werden.
Einladungen
Die Annahme von Einladungen zu Geschäftsessen ist im Rahmen angemessener und üblicher
Geschäftsgepflogenheiten möglich.
Die Teilnahme an einer unentgeltlichen Veranstaltung Dritter / Externer ist bei
betrieblicher Veranlassung zulässig. Dabei ist darauf zu achten, dass der betriebliche Zweck
überwiegt.
Eine Teilnahme an Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter wie beispielsweise
Konzert-, Theater-, Sport- und Abendveranstaltungen sowie Seminaren und Konferenzen mit einem
überwiegend auf Unterhaltung ausgerichteten Programm (Unterhaltungsveranstaltungen) ist möglich,
wenn sie einer angemessenen Geschäftspraxis entspricht. Dies setzt in der Regel voraus, dass der
Gastgeber anwesend ist, die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und die Reise- oder Logiskosten
nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden.
Zusatzkosten, die für private Begleitpersonen entstehen, sind grundsätzlich von jedem selbst
zu tragen. Angebote Externer, auch diese Kosten zu übernehmen, sind abzulehnen. Gehört die
Teilnahme des Lebenspartners zu den Geschäftsgepflogenheiten (z.B. Jubiläen, Verabschiedungen,
Verbandsveranstaltungen), kann das Unternehmen die Kosten übernehmen.
Verhalten bei Bearbeitung von Vertrags- und Leistungsfällen
Die Bearbeitung von Antrags-/Vertrags- und Leistungs-/Schadenfällen in eigener Sache oder in
Bezug auf Verträge von Kunden, die dem jeweiligen Mitarbeiter nahe stehen (z. B. Verwandte,
Verschwägerte) ist nicht gestattet. Sollten in diesem Zusammenhang Interessenskonflikte entstehen,
ist der Vorgesetzte zu informieren.
Bei der Bearbeitung ist Korrektheit Voraussetzung. Es werden keine Absprachen mit einem
Dritten oder dem Kunden zum Schaden des Kunden oder der Gesellschaften im Konzernverbund
getroffen. Die Bearbeitung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen und internen Vorschriften und
gemäß den vertraglichen Verpflichtungen dem Kunden gegenüber.
Gewährung von persönlichen Vorteilen
Nach unseren eigenen Regelungen zur Annahme von persönlichen Vorteilen bieten auch wir
unseren Geschäftspartnern keine persönlichen Vorteile an – analog der Anwendung des Punktes
2.2 einschließlich der dort festgelegten Abstimmungs- und Informationsregeln.
Zuwendungen und Vergütungen an die Vertriebspartner sind zulässig, wenn sie im
Vertriebsverhältnis unseres Unternehmens begründet sind und ein Bezug zur Vermittlungsleistung
besteht.
Amtsträgern, Vertretern öffentlicher Institutionen, Beamten, Angestellten des öffentlichen
Dienstes und Politikern lassen wir weder direkt noch indirekt persönliche Vorteile zukommen,
damit ihre Unabhängigkeit nicht in Frage gestellt werden kann.
Die Regelungen zur steuerlichen Meldung von sonstigen Zuwendungen werden beachtet und
zeitnah erledigt. Wir informieren unsere Geschäftspartner, Lieferanten und Vertriebspartner
darüber, dass wir die Versteuerung der Geschenke und sonstigen Zuwendungen übernehmen, sofern die
steuerliche Grenze überschritten wird. Auf eine evtl. bestehende Sozialversicherungspflicht wird
hingewiesen.
Wir respektieren die Compliance-Regeln des Geschäftspartners und richten Einladungen
und Geschenke ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers.
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